Pour installer une extraction d’air dans un restaurant situé dans une copropriété, il faut l’autorisation de l’assemblée générale des copropriétaires. En cas de refus, un recours judiciaire est envisageable. Dans tous les cas il faut présenter un dossier à l’assemblée générale des copropriétaires.
Comment monter le dossier ? Comment le présenter ? La question est très technique et l’expérience montre que des bonnes pratiques aident à faire passer des dossiers compliqués.
Le dossier d’extraction d’air : impérativement fait par un professionnel
Il convient impérativement de préparer un dossier de présentation du projet. Il doit être fait par un professionnel. Trois options sont possibles : un architecte, un bureau d’étude technique et une société spécialisée en extraction d’air. Dans l’idéal, c’est le cas pour les groupes de restauration plus conséquent, le projet est conçu par un architecte et techniquement validé par un bureau d’étude.
Le dossier est clef. C’est lui qui va convaincre la copropriété que le projet d’extraction est conforme aux règles et surtout ne présente pas de contrainte pour la copropriété. En cas de refus, c’est sur sa seule base que le juge va trancher. Il convient donc que le rapport soit solide.
Les juges préfèrent un dossier monté par des architectes DPLG (donc pas simplement un architecte d’intérieur). La raison est simple, ils ont une responsabilité professionnelle pour la conception.
Que doit contenir le dossier de demande d’autorisation d’une extraction d’air pour un restaurant ?
Par ailleurs, le dossier doit prévoir :
- Une note de calcul pour montrer que l’extraction est conforme à la réglementation ;
- Un visuel de l’extraction incluant l’emplacement de l’extraction, sa couleur et sa forme. En cas de caisson, il faut le prévoir et indiquer son aspect extérieur. Dans la mesure du possible le projet ne doit pas rompre l’harmonie visuelle du restaurant.
- Une description de la motorisation. Il faut indiquer où sera le moteur : dans le restaurant ou sur le toit. La question n’est pas neutre en termes de risques de nuisances sonores.
- Une vérification que les bruits et les vibrations seront limités. Il y a des critères très stricts dans la loi ;
- Les différentes nuisances dont olfactives doivent être traitées.
- Un devis complet avec la liste des éléments achetés ;
- Les assurances de responsabilité civile du professionnel en charge de la construction.
Plus le dossier est complet plus l’autorisation sera facile à obtenir du juge ; en général, les décisions de rejets de la justice sont provoquées par des dossiers insuffisants.
Le dossier doit être clair et réaliste d’un point de vue coût et de la technique. En effet, l’autorisation portera sur la réalisation de ce projet et de lui uniquement. Il faudra donc une construction conforme à ce qu’énonce le projet. En cas d’écart, la copropriété pourra demander la destruction de l’extraction.
Un travail pédagogique est fait en amont de l’assemblée générale
Les copropriétaires ont tendance à penser la question en termes binaires. Voulez-vous l’installation d’une extraction pour ce restaurant : oui ou non ? Posée comme cela, la réponse est toujours non. C’est normal. Aucun copropriétaire ne veut d’un restaurant au rez-de-chaussée. Cela fait peur. Alors si on me donne le choix je dis non. Il est très important de combattre cette idée. Le seul moyen est d’être pédagogique.
La première étape est d’organiser avec le professionnel en charge du dossier un rendez-vous sur place pour discuter du projet d’extraction d’air dans le restaurant.
Il faut montrer concrètement où il va passer avec quels matériaux. Il faut que le syndic de copropriété soit présent. En effet, c’est lui le relai essentiel avec les copropriétaires. En outre, le syndic sait qu’en cas de refus, un contentieux aura lieu. Pour lui c’est est du travail en plus. Il va pouvoir expliquer la réglementation aux propriétaires. Il peut leur indiquer que le choix n’est pas oui ou non. Mais oui ou plusieurs années d’un contentieux coûteux que l’on va sans doute perdre.
L’erreur fatale est d’envoyer le projet en vue de l’assemblée générale et de le présenter sans travail préalable. Cela n’aboutit jamais favorablement.
Faut-il une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire pour demander l’autorisation d’installer une extraction d’air?
La demande d’autorisation de l’extraction doit être présentée à l’assemblée générale des co-propriétaires. On peut soumettre la demande lors de l’assemblée générale annuelle. Il est aussi possible de convoquer une assemblée spéciale. Il y a du pour ou du contre pour les deux choix.
Lors de l’assemblée annuelle, généralement longue et avec beaucoup de monde, le point est souvent en fin de liste. Les copropriétaires ne sont plus réceptifs. Ils voteront plus facilement par la négative.
Une assemblée extraordinaire permet un temps dédier de parole. La possibilité d’expliquer le projet sera plus facile. Il est aussi possible de récupérer des pouvoirs des copropriétaires moins motivés par la question.
Le choix dépendra grandement de la qualité de l’approche pédagogique en amont. En cas de discussions positives avec la copropriété en amont, le recours à l’assemblée générale ordinaire est un bon calcul. En cas de copropriété totalement sourde, aussi. Cela ne sert à rien de perdre du temps mieux vaut aller directement au judiciaire. L’assemblée générale extraordinaire est adaptée pour une copropriété ambivalente.
Penser à la médiation : un outil clé pour l’acceptabilité de l’extraction d’air pour votre restaurant
En cas de difficulté à discuter avec la copropriété, le recours à une médiation et un médiateur est très efficace. Il est possible de le demander dans le cadre d’une procédure judiciaire. En pratique, l’intervention d’un médiateur débloque de nombreuses situations. Le coût du médiateur entre 3000 et 5000 euros est largement compensé par la possibilité de trouver une solution amiable. Il s’agit généralement d’un bon calcul.
Conclusions
En pratique une solution amiable est obtenue dans 70 % des cas. Le facteur principal est la capacité pour le restaurateur à expliquer en amont en laissant un temps de réflexion à la copropriété sur son projet. Ce travail éducatif sera le ciment du consentement de la copropriété. Il se fondera sur la solidité du dossier et sa complétude.
Nos avocats experts dans la défense des restaurateurs pourront vous accompagner pour monter un dossier solide pour votre demande d’extraction d’air. Ils pourront aussi vous accompagner pour le présenter de manière efficace à la copropriété.
